Apport des mains courantes

 

Bonjour,

Ohhh fais pas bon prendre de l’age, en faisant le tour de mes anciens disques dur, clef USB je retrouve certains documents. En voici un écrit en 2004 sur l’apport des mains courante dans les activités ADRASEC…

Je vous le livre tel quel, même si mon point de vue a quelque peu évoulé, surtout concernant l’utilisation de l’informatique, et la préférence au logiciels étrangés dans certaines structure…

Apport des Mains Courantes Informatisées pour une ADRASEC

Définition, rôle et enjeu :

  •  Une main courante informatisé c’est quoi ???

Tout d’abord une main courante est un outil, celui-ci peut être au format papier ou au format informatique. Pour la suite de la définition, nous parlerons de la version informatique de la main courante (Main Courante Informatisée « MCI »). La MCI a deux rôles importants dans nos activités :

  •  Le rôle Historique, permet de garder une trace des événements passés
  • Le rôle Statistique, en vue d’établir des statistiques multiple sur l’activité

Personnellement je rajouterais volontiers quelques points de plus :

Je dirais que c’est un outil informatique qui permet de suivre l’évolution d’une alerte (SATER ou autre) suivre le fonctionnement de nos organisations de manière à nous permettre d’évaluer notre efficacité, cela peut être aussi un moyen de contrôle hiérarchique (celui de notre SIDPC par exemple) cela peut aussi permettre d’évaluer les procédures en vigueur. Un autre rôle de la MCI : de permettre une analyse soit en temps réel soit en fin d’alerte …

Voici une définition de la main courante version professionnelle : La main courante est un compte rendu juridiquement recevable des informations reçus et émises, ainsi que des actions qui en découlent…

Documents de travail :

Les principaux documents de travail sont OBNT (Ordre de Base Nationale des Transmissions ) ainsi que les diverses mains courantes papier ou informatique mais aussi une discussion permanente avec des professionnels ( Préfecture, DDE, …)

Première synthèse des documents :

Définissons ici une première structure des tables que l’on pourrait définir de principal :

  1.  ENTETE : cette table ce doit d’être généraliste, elle doit stocker les données de base qui pourraient être transmise au RDZ et RDZA ainsi qu’à la FNRASEC
  2. SATER : elle devra être le cœur du suivi d’une alerte SATER
  3.  ORSEC / Transmission : elle devra être le cœur du suivi d’une intervention dite de transmission

Pour toutes les tables qui suivent idXXXX = identifiant (c’est toujours un numéro unique. )

  • ENTETE : La table entête doit être commune à tous les type d’alerte que ce soit SATER ou transmission ou n’importe quel autre type d’intervention
  • Les données à stocker :
    •  idENTETE Nom station ( Pref / SDIS / PDT / … )
    • Niveau ( Pré-alerte / Alerte )
    • Date de mise en alerte ou pré-alerte ( GDH )
    • Heure de mise en alerte ou pré-alerte ( GDH )
    •  Déclencheur ( Pref / RCC / SDIS / Commune /… )
    • Type événement ( Exercice /Réel )
    • Nature événement ( SATER/Plan rouge/ORSEC/Transmission/… )
    • Date de fin de mise en alerte ou pré-alerte Heure de fin de mise en alerte ou pré-alerte
    • Remarque (sur l’événement )
  •  SATER ( document de travail :ADRASEC) :
    • Les données à stocker :
      •  idSATER
      • GDH (Groupe Date Heure )
      •  Equipe ( Qui à fait la mesure )
      • Coordonnées (X et Y du point de mesure )
      • Signal ( Force du signal reçus )
      • Direction ( Direction du signal reçus )
      • Polarisation ( Polarisation de l’aérien utilisé )
      • Observation ( Divers remarques sur la mesure )
      • Destination ( X et Y du prochain point de mesure )
  •  ORSEC / Transmission (documentdetravailOBNT /DDE /ADRASEC ) :
    • Les données à stocker :
      • idORSEC N° D’ordre ( propre à l’intervention )
      • Sens (Arrivée / départ )
      • GDH (Groupe Date Heure )
      • Nature_evt ( Inondation, Effondrement… )
      • Origine ( du message )
      • Destinataire (du message )
      • Degré d’urgence ( Flash / IMMEDIAT / URGENT / ROUTINE )
      • Objet
      • Corps_msg
      • Remarque

 

 

Première version de la MCI

 

Le reste des tables dites de configuration de la MCI mais aussi celles dites de gestion seront étudiées plus tard.

Le but étant de n’avoir qu’une seule table d’entête, si l’intervention est un plan SATER de renseigner la table « SATER » ou, de renseigner l’autre table qui pour l’instant se nomme « ORSEC/Transmission ».

Toutefois, il se peut qu’une intervention SATER où on ne transmet que des positions et directions, se transforme en une intervention de type transmission. Donc, il nous faut prévoir la possibilité lors d’un SATER de saisir des messages en suivant les règles de l’OBNT.

Gestion des équipes sur le terrain :

  • Rajoutons au projet la gestion des équipes :
    EQUIPE :doitêtrecommuneàtout les types d’alerte,quecesoitSATER ouORSEC/transmission ou n’importe quel autre type d’intervention

    • Les données à stocker :
      • idEQUIPE Num_equipe ( numéro de l’équipe à créer )
      • Equipier ( Nom de l’équipier à ajouter, celui ci peut être sélectionné depuis une table des membres ( à créer ou à utiliser celle de la partie gestion de l’adrasec si elle existe )

Notez bien que la table « Membre » peut être, soit une création, soit une récupération d’un logiciel de gestion. Par exemple sur la Loire j’ai une petite base de donnée qui me permet de gérer les membres ( adresse, téléphone, EPI, équipement radio…) ainsi que de gérer les QSO de l’adrasec ( participants, heures d’arrivé et de départ, questions des membres, ordre du jour….).

Evolution de l’alerte ou préalerte :

Rajoutons au projet la gestion de l’évolution :

En effet admettons que l’adrasec soit mise en préalerte à 18H00, puis mise en alerte à 23H00, pour être de nouveau remis en pré-alerte le lendemain à 10h00…

Nous devons donc avoir une table qui nous permette de gérer ce genre de changement.

  •  Les données à stocker :
    • idEVOLUTION
    • idENTETE
    • Date_évolution
    • Heure_évolution
    • Intitulé_évolution
    • Remarque_évolution

Fonctionnement :

Le format de la base de donnée reste à définir, néanmoins deux solutions pratiques sortent du lot, soit une solution Dbase/Paradox, soit une solution ACCESS :

  1. DBASE / Paradox : cette ou plutôt ces solutions ont l’avantage d’être du standard pouvant être traité soit avec des produit dit bureautique ( Excel, ACCESS…) soit avec des langages de programmation ( Delphi … )
  2. ACCESS : cette solution permet le même genre de traitement que les précédentes, elle peut aussi ce coupler à une solution en ASP ou programme VB
  3. Il reste aussi les solutions à base de PHP/MYSQL à mon avis pas adapté à une utilisation de crise car déjà elle nécessite un serveur Internet ( easy php en local par exemple ) ainsi que de forte connaissance en programmation internet pour réaliser sa propre interface.
  1. Gestion des impression :

En fin d’alerte le but est de pouvoir imprimer un rapport sommaire de l’intervention. On peut l’imaginer de plusieurs niveaux :

  • Rapport succinct sur l’alerte (table ENTETE)
  • Rapport détaillé des intervenants ADRASEC (liste des équipes et de leur composition)
  • Rapport détaillé des relevés effectués en cas de SATER avec classement par heure
  • Rapport détaillé des transmissions avec classement par heure
  • Impression et transmission des messages reçus a destination des autorités.
  • …Pour le reste il faudra voir avec les désirs des utilisateurs potentiels
  1. Application au niveau d’un département :

Si la structure se doit d’être figée (au moins au niveau local ) l’interface elle, doit être libre , on doit pouvoir fournir une interface entre la base et l’utilisateur mais on doit aussi, pour des raisons évidente de facilité d’utilisation, laisser les utilisateurs pouvoir créer leur propre interface

  1. Voyons plus loin :

Le nec plus ultra serait de couplé cette MCI avec de la cartographie du style :

  •  Quant je saisis mon relevé dans un logiciel d’aide à la triangulation (CST, RAMSES, CARTES,….) ce relevé se met à jour directement dans la base de donnée. Voir l’inverse je saisie dans la main courante et je mets à jours la cartograhie.
  1. Schéma relationnel final ( enfin presque à vous de le faire évoluer ) :

Nous arrivons donc a un schéma relationnel plus évolué, il englobe les tables dites de configuration. Attention ceci n’est qu’une proposition, certes qui se rapprochera de celle qui va être mise en place dans certain secteur professionnels.

Ajoutons donc les tables de configurations :

Pour la table « ENTETE »

  • Nveau_ENTETE ( Pré-Alerte / Alerte )
  • Déclencheur_ENTETE ( Préfecture / SIDPC / SDIS / COMMUNE / …)
  • Type_ENTETE ( Réel / Exercice )
  • Nature_evt_ENTETE ( SATER / INONDATION / TEMPETE / FEU /… )

Pour la table « ORSEC / Transmission »

  • Sens_msg_ ( Entrant / Sortant )
  • Degrè_urgence (FLASH / IMMEDIAT / URGENT / ROUTINE )

Pour la table « SATER »

  • Polarisation_relevé ( Verticale / Horizontale / Circulaire )

Pour la table « EQUIPE »

  • Nom ( Nom de l’équipié )
  • Prénom
  • Indicatif
  • Tel. fixe
  • 2 * Tel portable
  • 3 * Mail

 

Conclusion :

En conclusion je dirais qu’une MCI est :

  • un outil de gestion de terrain (que celle ci est aussi pour fonction de prévenir tel ou tel autre personne peut être une fonctionnalité supplémentaire mais cela peut ne pas être le cas.)
  • Quelle doit s’orienté autour trois axes :
  1. Amélioration du fonctionnement de l’organisation.
  2. Amélioration de la communication en période d’alerte (ou de crise).
  3. Amélioration de la communication avec les organismes extérieurs hors période d’alerte (ou de crise).

Pour ce faire elle doit :

  •  permettre de faire le suivi de l’efficacité de notre organisation (temps de transmission…)
  • Elle doit permettre avec du recul d’analyser nos erreurs et nos points forts en vue d’une évolution future et d’améliorer nos prestations.
  • Permettre une gestion en temps réel ou en temps différé.
  • Permettre de suivre en temps réel l’évolution de l’alerte.
  • Faciliter la recherche d’information déjà transmise.
  • Etre une aide à la rédaction de rapport papier d’intervention. Ne serait ce par l’impression d’un rapport de transmission.
  • Permettre de faire des recherches rapides sur un événement passé.
  • Permettre de faire de mini statistique.
  • Permettre de retrouver rapidement la réponse aux questions que peuvent nous poser nos autorités.
  • Permettre de faire, à tous moments, et de la manière la plus automatique possible, de faire des statistiques sur une période demandée

D’un point de vue technique elle doit :

  •  avoir une gestion locale (eh oui, les lignes FT peuvent être hors d’usage durant la période de crise). Je dirais même qu’il éxiste une certaine incertitude sur la faisabilité de la liaison. On peut difficilement imaginer que la communication se fasse dans le sens MCI >> SRV Internet et dans le sens SRV Internet >> MCI.
  • De plus si la personne qui est au PC prend le temps de saisir ses renseignements sur la MCI je doute qu’elle aura, en plus de la gestion de la crise, le temps de se connecter au SRV de la FNRASEC. Ce rôle ne pourrait il pas être joué par le RDZ ou le RDZA ? A condition que celui-ci soit au courant de l’activation du département.
  • Pouvoir fonctionner en mode client serveur. (Utilisation d’un poste de saisie au niveau du boxe de la préfecture et d’un autre en salle de réunion par exemple…)
  • Ne pas permettre de modifier, une fois saisie et validé une information. Eventuellement apporter un complément d’information.

Dans les possibilités intéressante qui pourrait être ajoutée on peut noter :

  • La mise en alerte automatique des membres, du RDZ et RDZA et du CA (SMS, E-Mail, Appel téléphonique…).
  • La mise à jour d’un module activité sur le serveur FNRASEC voir du « module opérationnel » si besoin.
  • La liaison avec un logiciel de cartographie.
  • La liaison avec un logiciel de gestion d’association, en effet lors de la création des équipes si votre MCI. est reliée à votre logiciel de gestion vous pourrez alors sélectionner les membres composant les dites équipes.
  • La possibilité de gérer les QSO de votre ADRASEC, avec une présaisie de l’ordre du jour, une saisie des membres présents, des questions diverse. Prévoir une fonction d’impression de rapport de QSO ce qui pourra permettre de réaliser une synthèse du QSO pour les absents.

Reste l’aspect juridique, là se pose un problème, je ne suis hélas pas idéalement placé pour dire si une MCI ADRASEC se doit d’être un document Juridiquement recevable.

Aujourd’hui, même si cela n’a pas été toujours le cas, je suis persuadé qu’il nous faut éviter un logiciel à tous faire que se révélèverait rapidement une usine à gaz trop peu utilisé. Mais plutôt nous acheminer vers une suite de logiciel qui pourrait nous aidez dans la gestion de crise mais aussi dans la gestion quotidienne de nos associations départementales. Ainsi la MCI serait un module d’une suite de logiciel qui pourrait intégrer certe la MCI mais aussi une partie gestion des membres, gestion des QSO, gestion de projet, comptabilité, suivie de courrier…

Ce qu’il faut bien prévoir dans ce cas c’est la possibilité de chaque module de fonctionner de manière autonome, la jonction des modules doit être possible mais pas obligatoire.

Voilà le fruit de se travail se veut collaboratif, je remercie donc toutes les personnes qui ont bien voulu répondre à mes questions, de plus si vous voulez rajouter quelque chose à ce document faite le moi savoir ( frederic.f4eed @ gmail.com). Si vous avez dans votre entourage des membres ou même des non membres qui s’inspirent de ce document pour vous bâtir une MCI propre à votre département, je vous demande simplement de m’en informer et, dans la mesure du possible, de m’envoyer une copie du logiciel pour test.

Cordialement Frédéric BOUCHET

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Publié dans ADRASEC, FNRASEC, Gestion de l'urgence, groupe OM et Association, Mon point de vue, mes idées, a moi ..., Open Source, logiciels libres, Radioamateur

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